On vient de recevoir les identifiants GM Vet 1, on ouvre le navigateur, et l’écran de connexion affiche trois champs dont on ne comprend pas la logique. Ce moment de flottement, la plupart des équipes vétérinaires le vivent lors de leur première prise en main du logiciel. GM Vet 1 fonctionne entièrement en ligne, sans installation locale, ce qui simplifie le déploiement mais suppose de maîtriser quelques étapes précises dès le départ.
Prérequis techniques avant la première connexion à GM Vet 1
Avant même de taper l’URL de GM Vet 1, on gagne du temps en vérifiant trois points côté matériel. Le logiciel tourne dans un navigateur web standard (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Pas besoin d’un poste surpuissant, mais une connexion internet stable est le vrai facteur limitant, surtout en zone rurale où certaines cliniques vétérinaires dépendent encore d’un débit modeste.
GM Vet 1 fonctionne aussi bien sur Mac que sur PC ou Linux, puisque tout passe par le navigateur. Aucun logiciel tiers à installer, aucune mise à jour à gérer manuellement : les sauvegardes et mises à jour sont effectuées en temps réel côté serveur. On peut donc se concentrer sur le paramétrage métier plutôt que sur la maintenance informatique.
Un point souvent négligé : la gestion des droits d’accès. Chaque utilisateur (vétérinaire, ASV, remplaçant) dispose d’un profil avec des droits d’accès adaptés à son rôle dans la structure. L’administrateur de la clinique doit créer ces profils avant que l’équipe ne se connecte. Pour approfondir ce paramétrage initial, on trouve un guide détaillé sur la connexion à GM Vet 1 sur Animalya qui couvre la configuration pas à pas.
Paramétrage de la structure vétérinaire dès le premier accès
Une fois connecté, GM Vet 1 affiche un écran d’accueil qui donne accès à plusieurs univers : clients et patients, comptabilité, stocks, communication, statistiques. La tentation est de tout explorer d’un coup. On recommande de commencer par le paramétrage de la structure, car c’est lui qui conditionne tout le reste.
Informations de la clinique et politique tarifaire
Le premier réflexe consiste à renseigner les coordonnées de la clinique, les horaires, et surtout la grille tarifaire. GM Vet 1 permet une gestion fine des remises et des tarifs par type d’acte, par espèce ou par client. Configurer ce volet correctement dès le départ évite de devoir reprendre des centaines de factures plus tard.
Si la structure gère plusieurs sites, GM Vet 1 permet de paramétrer un site supplémentaire en quelques minutes. Les fichiers clients et patients sont alors partagés entre les sites sans avoir besoin d’un réseau local dédié.
Création des comptes utilisateurs
Chaque membre de l’équipe a besoin d’un identifiant propre. L’administrateur définit les droits selon le poste : un ASV n’a pas forcément accès aux mêmes modules qu’un vétérinaire associé. Cette étape protège la confidentialité des données et permet de tracer qui a effectué quelle opération.
- Vétérinaire titulaire : accès complet à tous les univers (consultation, facturation, statistiques, paramétrage)
- ASV ou auxiliaire : accès limité à la gestion des rendez-vous, du stock et de la facturation courante
- Remplaçant ou étudiant : accès restreint aux fiches patients et aux actes du quotidien, sans modification des paramètres de la structure
Les retours varient sur ce point selon la taille de la clinique, mais configurer les droits dès le premier jour évite les corrections en urgence quand l’activité tourne à plein régime.
Obligation de formation au logiciel de gestion vétérinaire
On l’oublie souvent, mais former un nouveau salarié à GM Vet 1 n’est pas un bonus : c’est une obligation légale. L’article L.6321-1 du Code du travail impose à l’employeur de veiller à l’adaptation du salarié à son poste, y compris aux outils numériques. Le temps passé à se former au logiciel compte comme temps de travail effectif et doit être rémunéré.
Les référentiels de compétences pour les auxiliaires spécialisés vétérinaires mentionnent explicitement l’utilisation d’un logiciel de gestion vétérinaire (GM Vet, VetESS) comme compétence attendue dès le niveau débutant. Prévoir une à deux heures d’accompagnement lors de la première connexion n’est pas du luxe, c’est un investissement qui accélère l’autonomie de l’équipe.
Erreurs fréquentes lors du premier paramétrage GM Vet 1
Certaines erreurs reviennent systématiquement chez les nouveaux utilisateurs. Les connaître à l’avance fait gagner un temps considérable.
- Oublier de paramétrer les relances automatiques (vaccins, impayés, suivi de traitement) alors que GM Vet 1 dispose d’un module dédié avec choix du canal : SMS, mail ou courrier
- Laisser les modèles de documents par défaut sans les personnaliser aux habitudes de la clinique, ce qui oblige à reprendre chaque ordonnance manuellement
- Ne pas activer la connexion avec le site Webveto de la clinique, alors que l’interaction directe entre GM Vet 1 et le site internet simplifie la prise de rendez-vous en ligne
- Ignorer les indicateurs de performance disponibles dans le module statistiques, qui permettent de suivre l’activité dès les premières semaines
Le support technique GM Vet reste accessible par téléphone pour débloquer les situations. Des délégués techniques interviennent aussi sur le terrain pour les cas plus complexes, ce qui distingue GM Vet 1 de solutions où l’on se retrouve seul face à l’écran.
Utilisation au quotidien après la mise en route
Une fois le paramétrage terminé, le flux de travail standard dans GM Vet 1 suit le parcours du client : de la création de la fiche patient jusqu’à la facturation, en passant par la consultation et la prescription. L’interface est pensée pour que chaque étape s’enchaîne sans navigation excessive entre les modules.
Le réseau de formation proposé par des structures comme Centravet ou Univet organise régulièrement des sessions thématiques (relances, gestion de stock, communication client) qui permettent de progresser après la phase d’installation. Ces formations ciblent aussi bien les vétérinaires débutants sur GM Vet que les ASV expérimentés qui veulent optimiser leurs habitudes.
La tension actuelle sur le recrutement vétérinaire rend d’autant plus pertinent un onboarding rapide et structuré sur GM Vet 1. Un remplaçant ou un nouveau collaborateur qui maîtrise le logiciel dès son premier jour de travail représente un gain opérationnel immédiat pour toute la clinique.