We hebben net de GM Vet 1-inloggegevens ontvangen, we openen de browser en het inlogscherm toont drie velden waarvan we de logica niet begrijpen. Dit moment van verwarring ervaren de meeste veterinaire teams tijdens hun eerste kennismaking met de software. GM Vet 1 werkt volledig online, zonder lokale installatie, wat de uitrol vereenvoudigt maar vereist dat je vanaf het begin enkele specifieke stappen beheerst.
Technische vereisten vóór de eerste verbinding met GM Vet 1
Voordat je zelfs maar de URL van GM Vet 1 typt, bespaar je tijd door drie punten aan de hardwarekant te controleren. De software draait in een standaard webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Je hebt geen superkrachtige computer nodig, maar een stabiele internetverbinding is de echte beperkende factor, vooral in landelijke gebieden waar sommige dierenklinieken nog afhankelijk zijn van een bescheiden snelheid.
GM Vet 1 werkt zowel op Mac als op PC of Linux, aangezien alles via de browser gaat. Geen derde software te installeren, geen handmatige updates te beheren: back-ups en updates worden in realtime aan de serverzijde uitgevoerd. Je kunt je dus concentreren op de bedrijfsinstellingen in plaats van op IT-onderhoud.
Een vaak verwaarloosd punt: het beheer van toegangsrechten. Elke gebruiker (dierenarts, ASV, vervanger) heeft een profiel met toegangsrechten die zijn rol binnen de organisatie weerspiegelen. De beheerder van de kliniek moet deze profielen aanmaken voordat het team inlogt. Voor een diepere verkenning van deze initiële configuratie is er een gedetailleerde gids beschikbaar over de verbinding met GM Vet 1 op Animalya die de configuratie stap voor stap behandelt.
Configuratie van de dierenkliniek vanaf de eerste toegang
Eenmaal ingelogd, toont GM Vet 1 een startscherm dat toegang biedt tot verschillende omgevingen: klanten en patiënten, boekhouding, voorraden, communicatie, statistieken. De verleiding is groot om alles in één keer te verkennen. We raden aan te beginnen met de configuratie van de structuur, omdat dit alles bepaalt.
Informatie van de kliniek en prijsbeleid
De eerste reflex is om de contactgegevens van de kliniek, de openingstijden en vooral de prijsstelling in te vullen. GM Vet 1 maakt een nauwkeurige beheersing van kortingen en tarieven per type handeling, per soort of per klant mogelijk. Dit onderdeel correct instellen vanaf het begin voorkomt dat je later honderden facturen opnieuw moet verwerken.
Als de structuur meerdere locaties beheert, stelt GM Vet 1 je in staat om in enkele minuten een extra locatie te configureren. De klant- en patiëntenbestanden worden dan tussen de locaties gedeeld zonder dat er een speciaal lokaal netwerk nodig is.
Aanmaken van gebruikersaccounts
Elk teamlid heeft een eigen identificatie nodig. De beheerder stelt de rechten in op basis van de functie: een ASV heeft niet noodzakelijk toegang tot dezelfde modules als een associatieve dierenarts. Deze stap beschermt de vertrouwelijkheid van gegevens en maakt het mogelijk om te traceren wie welke handeling heeft uitgevoerd.
- Hoofd dierenarts: volledige toegang tot alle omgevingen (consultatie, facturatie, statistieken, configuratie)
- ASV of assistent: beperkte toegang tot het beheer van afspraken, voorraad en reguliere facturatie
- Vervanger of student: beperkte toegang tot patiëntendossiers en dagelijkse handelingen, zonder wijzigingen aan de instellingen van de structuur
De reacties variëren op dit punt afhankelijk van de grootte van de kliniek, maar de rechten vanaf de eerste dag instellen voorkomt spoedcorrecties wanneer de activiteit op volle toeren draait.
Verplichting tot training in de veterinaire beheersoftware
We vergeten het vaak, maar het opleiden van een nieuwe werknemer in GM Vet 1 is geen bonus: het is een wettelijke verplichting. Artikel L.6321-1 van de Arbeidswet verplicht de werkgever ervoor te zorgen dat de werknemer zich aanpast aan zijn functie, inclusief digitale tools. De tijd die aan de training van de software wordt besteed, telt als effectieve arbeidstijd en moet worden vergoed.
De competentieprofielen voor gespecialiseerde dierenassistenten vermelden expliciet het gebruik van een veterinaire beheersoftware (GM Vet, VetESS) als verwachte competentie vanaf het beginnersniveau. Het inplannen van één tot twee uur begeleiding tijdens de eerste verbinding is geen luxe, het is een investering die de autonomie van het team versnelt.
Veelvoorkomende fouten tijdens de eerste configuratie van GM Vet 1
Bepaalde fouten komen systematisch voor bij nieuwe gebruikers. Deze van tevoren kennen bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd.
- Vergeten om de automatische herinneringen in te stellen (vaccins, onbetaald, behandeling opvolging) terwijl GM Vet 1 een speciale module heeft met keuze van het kanaal: SMS, e-mail of post
- De standaard documentmodellen laten zonder ze aan te passen aan de gewoonten van de kliniek, wat betekent dat elke recept handmatig moet worden herzien
- De verbinding met de Webveto-website van de kliniek niet activeren, terwijl de directe interactie tussen GM Vet 1 en de website het maken van online afspraken vereenvoudigt
- De beschikbare prestatie-indicatoren in de statistiekenmodule negeren, die het mogelijk maken om de activiteit vanaf de eerste weken te volgen
De technische ondersteuning van GM Vet is telefonisch bereikbaar om situaties te verhelpen. Technische vertegenwoordigers komen ook ter plaatse voor complexere gevallen, wat GM Vet 1 onderscheidt van oplossingen waarbij je alleen voor het scherm staat.
Dagelijks gebruik na de opstart
Eenmaal de configuratie voltooid, volgt de standaard workflow in GM Vet 1 het pad van de klant: van het aanmaken van het patiëntendossier tot de facturatie, via de consultatie en het voorschrift. De interface is ontworpen zodat elke stap soepel verloopt zonder overmatige navigatie tussen de modules.
Het opleidingsnetwerk dat wordt aangeboden door organisaties zoals Centravet of Univet organiseert regelmatig thematische sessies (herinneringen, voorraadbeheer, klantcommunicatie) die het mogelijk maken om vooruitgang te boeken na de installatieperiode. Deze trainingen zijn gericht op zowel beginnende dierenartsen op GM Vet als ervaren ASV’s die hun gewoonten willen optimaliseren.
De huidige druk op de veterinaire werving maakt een snelle en gestructureerde onboarding op GM Vet 1 des te relevanter. Een vervanger of nieuwe medewerker die de software vanaf zijn eerste werkdag beheerst, vertegenwoordigt een onmiddellijke operationele winst voor de hele kliniek.
