Abbiamo appena ricevuto le credenziali GM Vet 1, apriamo il browser e la schermata di accesso mostra tre campi di cui non comprendiamo la logica. Questo momento di incertezza è comune a molte squadre veterinarie durante il loro primo approccio al software. GM Vet 1 funziona interamente online, senza installazione locale, il che semplifica il deployment ma richiede di padroneggiare alcune fasi precise fin dall’inizio.
Requisiti tecnici prima del primo accesso a GM Vet 1
Anche prima di digitare l’URL di GM Vet 1, si risparmia tempo controllando tre punti dal lato hardware. Il software funziona in un browser web standard (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Non è necessario un computer potente, ma una connessione internet stabile è il vero fattore limitante, soprattutto in zone rurali dove alcune cliniche veterinarie dipendono ancora da una banda limitata.
GM Vet 1 funziona sia su Mac che su PC o Linux, poiché tutto passa attraverso il browser. Non è necessario installare software di terze parti, né gestire manualmente aggiornamenti: i backup e gli aggiornamenti vengono effettuati in tempo reale sul server. Si può quindi concentrarsi sulla configurazione aziendale piuttosto che sulla manutenzione informatica.
Un punto spesso trascurato: la gestione dei diritti di accesso. Ogni utente (veterinario, ASV, sostituto) ha un profilo con diritti di accesso adeguati al suo ruolo nella struttura. L’amministratore della clinica deve creare questi profili prima che il team si connetta. Per approfondire questa configurazione iniziale, è disponibile una guida dettagliata sulla connessione a GM Vet 1 su Animalya che copre la configurazione passo dopo passo.
Configurazione della struttura veterinaria fin dal primo accesso
Una volta connesso, GM Vet 1 mostra una schermata di benvenuto che dà accesso a diversi ambiti: clienti e pazienti, contabilità, magazzino, comunicazione, statistiche. La tentazione è di esplorare tutto in una volta. Si consiglia di iniziare dalla configurazione della struttura, poiché è questa che condiziona tutto il resto.
Informazioni sulla clinica e politica tariffaria
Il primo riflesso consiste nel fornire i dati della clinica, gli orari e soprattutto la griglia tariffaria. GM Vet 1 consente una gestione dettagliata degli sconti e delle tariffe per tipo di prestazione, per specie o per cliente. Configurare correttamente questo aspetto fin dall’inizio evita di dover rivedere centinaia di fatture in seguito.
Se la struttura gestisce più sedi, GM Vet 1 consente di configurare un sito aggiuntivo in pochi minuti. I file dei clienti e dei pazienti vengono quindi condivisi tra i siti senza la necessità di una rete locale dedicata.
Creazione degli account utente
Ogni membro del team ha bisogno di un identificativo personale. L’amministratore definisce i diritti in base al ruolo: un ASV non ha necessariamente accesso agli stessi moduli di un veterinario associato. Questo passaggio protegge la riservatezza dei dati e consente di tracciare chi ha effettuato quale operazione.
- Veterinario titolare: accesso completo a tutti gli ambiti (consultazione, fatturazione, statistiche, configurazione)
- ASV o ausiliario: accesso limitato alla gestione degli appuntamenti, del magazzino e della fatturazione ordinaria
- Sostituto o studente: accesso ristretto alle schede pazienti e alle prestazioni quotidiane, senza modifica dei parametri della struttura
I feedback variano su questo punto a seconda delle dimensioni della clinica, ma configurare i diritti fin dal primo giorno evita correzioni urgenti quando l’attività è al massimo.
Obbligo di formazione sul software di gestione veterinaria
Spesso ce ne si dimentica, ma formare un nuovo dipendente su GM Vet 1 non è un bonus: è un obbligo legale. L’articolo L.6321-1 del Codice del lavoro impone al datore di lavoro di garantire l’adattamento del dipendente al proprio ruolo, compresi gli strumenti digitali. Il tempo dedicato alla formazione sul software conta come tempo di lavoro effettivo e deve essere retribuito.
I riferimenti delle competenze per gli ausiliari specializzati veterinari menzionano esplicitamente l’uso di un software di gestione veterinaria (GM Vet, VetESS) come competenza attesa fin dal livello base. Prevedere una o due ore di accompagnamento durante il primo accesso non è un lusso, è un investimento che accelera l’autonomia del team.
Errori frequenti durante la prima configurazione di GM Vet 1
<pAlcuni errori si ripetono sistematicamente tra i nuovi utenti. Conoscerli in anticipo fa risparmiare un tempo considerevole.
- Dimenticare di configurare i promemoria automatici (vaccini, insoluti, follow-up del trattamento) mentre GM Vet 1 dispone di un modulo dedicato con scelta del canale: SMS, email o posta
- Lasciare i modelli di documenti predefiniti senza personalizzarli secondo le abitudini della clinica, costringendo a ripetere manualmente ogni ricetta
- Non attivare la connessione con il sito Webveto della clinica, mentre l’interazione diretta tra GM Vet 1 e il sito internet semplifica la prenotazione online
- Ignorare gli indicatori di performance disponibili nel modulo statistiche, che consentono di monitorare l’attività fin dalle prime settimane
Il supporto tecnico di GM Vet rimane accessibile telefonicamente per risolvere le situazioni. Delegati tecnici intervengono anche sul campo per i casi più complessi, il che distingue GM Vet 1 da soluzioni in cui ci si trova soli di fronte allo schermo.
Utilizzo quotidiano dopo l’avvio
Una volta terminata la configurazione, il flusso di lavoro standard in GM Vet 1 segue il percorso del cliente: dalla creazione della scheda paziente fino alla fatturazione, passando per la consultazione e la prescrizione. L’interfaccia è progettata affinché ogni fase si sussegua senza navigazione eccessiva tra i moduli.
La rete di formazione proposta da strutture come Centravet o Univet organizza regolarmente sessioni tematiche (promemoria, gestione del magazzino, comunicazione con il cliente) che consentono di progredire dopo la fase di installazione. Queste formazioni sono destinate sia ai veterinari principianti su GM Vet che agli ASV esperti che vogliono ottimizzare le proprie abitudini.
La pressione attuale sul reclutamento veterinario rende ancora più pertinente un onboarding rapido e strutturato su GM Vet 1. Un sostituto o un nuovo collaboratore che padroneggia il software fin dal primo giorno di lavoro rappresenta un guadagno operativo immediato per tutta la clinica.
