Wir haben gerade die GM Vet 1-Zugangsdaten erhalten, öffnen den Browser und der Anmeldebildschirm zeigt drei Felder an, deren Logik wir nicht verstehen. Diese Phase der Unsicherheit erleben die meisten Tierarztteams bei ihrer ersten Nutzung der Software. GM Vet 1 funktioniert vollständig online, ohne lokale Installation, was die Bereitstellung vereinfacht, aber voraussetzt, dass man von Anfang an einige spezifische Schritte beherrscht.
Technische Voraussetzungen vor der ersten Verbindung zu GM Vet 1
Bevor wir die URL von GM Vet 1 eingeben, sparen wir Zeit, indem wir drei Punkte auf der Hardware-Seite überprüfen. Die Software läuft in einem Standard-Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Es ist kein leistungsstarker Computer erforderlich, aber eine stabile Internetverbindung ist der wahre limitierende Faktor, insbesondere in ländlichen Gebieten, wo einige Tierarztpraxen noch von einer bescheidenen Bandbreite abhängen.
GM Vet 1 funktioniert sowohl auf Mac als auch auf PC oder Linux, da alles über den Browser läuft. Es muss keine Drittanbieter-Software installiert werden, keine Updates manuell verwaltet werden: Backups und Updates werden in Echtzeit auf der Serverseite durchgeführt. Man kann sich also auf die geschäftliche Konfiguration konzentrieren, anstatt sich um die IT-Wartung zu kümmern.
Ein oft vernachlässigter Punkt: das Management der Zugriffsrechte. Jeder Benutzer (Tierarzt, ASV, Vertretung) hat ein Profil mit Zugriffsrechten, die auf seine Rolle in der Struktur abgestimmt sind. Der Administrator der Klinik muss diese Profile erstellen, bevor das Team sich anmeldet. Um diese anfängliche Konfiguration zu vertiefen, gibt es einen detaillierten Leitfaden zur Verbindung zu GM Vet 1 auf Animalya, der die Konfiguration Schritt für Schritt abdeckt.
Konfiguration der Tierarztpraxis beim ersten Zugriff
Sobald man verbunden ist, zeigt GM Vet 1 einen Startbildschirm, der Zugang zu mehreren Bereichen bietet: Kunden und Patienten, Buchhaltung, Bestände, Kommunikation, Statistiken. Die Versuchung ist groß, alles auf einmal zu erkunden. Es wird empfohlen, mit der Konfiguration der Struktur zu beginnen, da diese alles andere beeinflusst.
Informationen zur Klinik und Preispolitik
Der erste Reflex besteht darin, die Kontaktdaten der Klinik, die Öffnungszeiten und vor allem die Preisliste anzugeben. GM Vet 1 ermöglicht eine feine Verwaltung von Rabatten und Preisen nach Art des Eingriffs, nach Tierart oder nach Kunde. Diese Komponente von Anfang an korrekt zu konfigurieren, verhindert, dass man später Hunderte von Rechnungen nachbearbeiten muss.
Wenn die Struktur mehrere Standorte verwaltet, ermöglicht GM Vet 1 die Konfiguration eines zusätzlichen Standorts in wenigen Minuten. Die Kunden- und Patientendaten werden dann zwischen den Standorten geteilt, ohne dass ein dediziertes lokales Netzwerk erforderlich ist.
Erstellung von Benutzerkonten
Jedes Teammitglied benötigt eine eigene ID. Der Administrator legt die Rechte je nach Position fest: Ein ASV hat nicht unbedingt Zugriff auf dieselben Module wie ein angestellter Tierarzt. Dieser Schritt schützt die Vertraulichkeit der Daten und ermöglicht es, nachzuvollziehen, wer welche Operation durchgeführt hat.
- Angestellter Tierarzt: Vollzugriff auf alle Bereiche (Beratung, Abrechnung, Statistiken, Konfiguration)
- ASV oder Hilfskraft: Eingeschränkter Zugriff auf die Verwaltung von Terminen, Beständen und laufender Abrechnung
- Vertretung oder Student: Eingeschränkter Zugriff auf die Patientenakten und die alltäglichen Eingriffe, ohne Änderungen an den Parametern der Struktur vorzunehmen
Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren je nach Größe der Klinik, aber die Konfiguration der Rechte am ersten Tag vermeidet dringende Korrekturen, wenn die Aktivität auf Hochtouren läuft.
Schulungspflicht für die Tierverwaltungssoftware
Es wird oft vergessen, aber die Schulung eines neuen Mitarbeiters in GM Vet 1 ist kein Bonus: Es ist eine gesetzliche Verpflichtung. Artikel L.6321-1 des Arbeitsgesetzbuchs verpflichtet den Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz angepasst wird, einschließlich der digitalen Werkzeuge. Die Zeit, die für die Schulung in der Software aufgewendet wird, zählt als Arbeitszeit und muss vergütet werden.
Die Kompetenzrahmen für spezialisierte Tierarzthelfer erwähnen ausdrücklich die Nutzung einer Tierverwaltungssoftware (GM Vet, VetESS) als erwartete Kompetenz bereits auf Anfängerniveau. Ein bis zwei Stunden Begleitung bei der ersten Verbindung einzuplanen, ist kein Luxus, sondern eine Investition, die die Autonomie des Teams beschleunigt.
Häufige Fehler bei der ersten Konfiguration von GM Vet 1
Einige Fehler treten bei neuen Benutzern systematisch auf. Diese im Voraus zu kennen, spart erheblich Zeit.
- Vergessen, die automatischen Erinnerungen (Impfungen, offene Rechnungen, Behandlungsnachverfolgung) zu konfigurieren, obwohl GM Vet 1 ein dafür vorgesehenes Modul mit Wahl des Kanals bietet: SMS, E-Mail oder Post
- Die Standarddokumentvorlagen ohne Anpassung an die Gewohnheiten der Klinik zu belassen, was dazu führt, dass jede Verordnung manuell bearbeitet werden muss
- Die Verbindung mit der Website Webveto der Klinik nicht zu aktivieren, obwohl die direkte Interaktion zwischen GM Vet 1 und der Website die Online-Terminvereinbarung vereinfacht
- Die Leistungsindikatoren im Statistikmodul zu ignorieren, die es ermöglichen, die Aktivität bereits in den ersten Wochen zu verfolgen
Der technische Support von GM Vet ist telefonisch erreichbar, um Probleme zu lösen. Technische Vertreter sind auch vor Ort für komplexere Fälle tätig, was GM Vet 1 von Lösungen unterscheidet, bei denen man allein vor dem Bildschirm steht.
Alltagsnutzung nach der Inbetriebnahme
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, folgt der Standardarbeitsablauf in GM Vet 1 dem Verlauf des Kunden: von der Erstellung der Patientenakte über die Abrechnung bis hin zur Beratung und Verschreibung. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass jeder Schritt nahtlos ohne übermäßige Navigation zwischen den Modulen abläuft.
Das Schulungsnetzwerk, das von Organisationen wie Centravet oder Univet angeboten wird, organisiert regelmäßig thematische Sitzungen (Erinnerungen, Bestandsverwaltung, Kundenkommunikation), die es ermöglichen, nach der Installationsphase Fortschritte zu erzielen. Diese Schulungen richten sich sowohl an anfängliche Tierärzte in GM Vet als auch an erfahrene ASV, die ihre Gewohnheiten optimieren möchten.
Der aktuelle Druck auf die Rekrutierung von Tierärzten macht ein schnelles und strukturiertes Onboarding in GM Vet 1 umso relevanter. Ein Vertreter oder ein neuer Mitarbeiter, der die Software bereits am ersten Arbeitstag beherrscht, stellt einen sofortigen operativen Gewinn für die gesamte Klinik dar.
